Workflow Projektmanagement Prozess
Manchmal sind es die einfachsten Ideen, die einem plötzlich das ganze System vor Augen führen. Rory Sutherland erzählt in einem kurzen Video von einem Freund, der zwei Spülmaschinen besitzt.
Die Idee ist genial schlicht: Eine Spülmaschine ist gerade „dreckig“, die andere „sauber“. Sobald die erste voll ist, wird sie eingeschaltet – und übernimmt fortan die Rolle der Sauberen. Kein Ausräumen, kein Umräumen, kein Schrank dazwischen. Einfach ein fließender Wechsel.
Und genau dieser Trick lässt sich auf Workflows übertragen – allerdings nicht (nur) im Sinne von Parallelität. Sondern als cleveres Wechselspiel zwischen zwei Personen, zwei Rollen, zwei Aufgaben. Immer im Takt, immer abwechselnd. So einfach. So wirkungsvoll.
In vielen Teams läuft der Workflow so: Eine Person plant, übergibt. Die nächste beginnt, wartet auf Feedback. Nichts passiert, bis der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Wie bei einer einzelnen Spülmaschine: Erst ausräumen, dann neu beladen. Dazwischen? Stillstand.
Jetzt stell dir vor: Zwei Personen (oder Teams) arbeiten abwechselnd an einem Thema – ähnlich wie zwei Spülmaschinen, die sich gegenseitig ablösen.
Beispiel aus der Softwareentwicklung:
Entwickler:in A schreibt den ersten Code. Sobald ein brauchbarer Stand da ist, übernimmt Entwickler:in B, checkt alles durch, gibt Feedback. Während A das Feedback umsetzt, startet B schon mit einem neuen Feature. Ein klarer Ping-Pong-Effekt – beide durchgehend aktiv, keine Wartezeiten, kein Leerlauf.
Oder im Marketing:
Team A erstellt Konzept und Rohtext. Team B bringt es ins Layout, testet erste Varianten, liefert Rückmeldung. Während A überarbeitet, plant B schon die nächste Maßnahme. So fließt Arbeit, statt zu stocken.
Zurück zur Küche: Wer zwei Spülmaschinen hat, braucht keinen Geschirrschrank mehr. Alles ist entweder in Benutzung oder wird gerade gespült. Übertragen heißt das: weniger Übergaben, weniger Zwischenlager, weniger Prozess-Ballast.
Arbeit zirkuliert – sie wird nicht mehr zwischengelagert, sondern direkt weiterverarbeitet.
Die Vorteile auf einen Blick:
Wie bei den Spülmaschinen braucht’s auch im Team klare Regeln: Wer ist gerade dran? Was ist der Status? Wann wird gewechselt? Sonst geht der Rhythmus verloren. Struktur, Transparenz und Kommunikation sind das Öl im Getriebe.
Das Ganze heißt nicht: Alles immer parallel. Es heißt: smarte Ablösung statt Flaschenhals, Wechselspiel statt Wartezeiten, Rhythmus statt Ruckeln.
Und das kann in fast jedem Bereich funktionieren – egal ob im Development, im Marketing oder beim Kampagnen-Freigabeprozess.
Also: Denk nicht in festen Blöcken. Denk in Wechselspielen.
Und frag dich: Wo kann dein Team smarter arbeiten, wenn nicht alle gleichzeitig – aber eben perfekt im Wechsel?
Teams arbeiten oft sequenziell – einer macht, der nächste wartet. Wie zwei Spülmaschinen wechseln Aufgaben smart: Team A startet, Team B prüft, während A neu plant. So bleibt der Flow, Wartezeiten und Ballast verschwinden. Rhythmus statt Chaos – smarter Workflow.